Wojewódzki Inspektorat Ochrony
Środowiska w Szczecinie

Biuletyn Informacji Publicznej

 PROCEDURA ZGŁOSZEŃ ZEWNĘTRZNYCH

w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie

§ 1

Procedura zgłoszeń zewnętrznych określa zasady dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w trybie ustawy o ochronie sygnalistów (dalej jako ustawa).

§ 2

1.      Zadania związane z:

1)      przyjmowaniem zgłoszeń zewnętrznych,

2)      podejmowaniem działań następczych,

3)      prowadzeniem rejestru zgłoszeń zewnętrznych,

4)      komunikacją z sygnalistą,

5)      koordynacją innych działań wynikających z ustawy

powierza się Koordynatorowi.

2.      Koordynator działa na podstawie upoważnienia Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska, zwanego dalej ZWIOŚ.

3.      Podczas jego nieobecności zastępuje go inny pracownik upoważniony przez ZWIOŚ.

4.      W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy Koordynatora lub osoby zastępującej Koordynatora przekazuje się je niezwłocznie, z pominięciem drogi służbowej, do ZWIOŚ, który wyznacza bezstronny zespół do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego. 

§ 3

1.      Sygnalista niebędący pracownikiem Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska w Szczecinie, zwanego dalej Inspektoratem, lub osobą wykonującą zadania na jej rzecz na podstawie stosunku innego niż stosunek pracy może dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska w sposób określony w § 4.

2.      Zgłoszenie zewnętrzne Koordynator rejestruje w prowadzonym w postaci papierowej rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, którego wzór określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

3.      Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bezpośrednio do właściwych organów państwowych, instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej lub do Rzecznika Praw Obywatelskich, z pominięciem procedury, według trybu określonego przez ten organ.

4.      Informacja o sposobie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych jest publikowana na stronie podmiotowej Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska w Szczecinie w Biuletynie Informacji Publicznej.

§ 4

1.      Sygnalista przekazuje zgłoszenie zewnętrzne:

1)      za pośrednictwem operatora pocztowego, w dwóch kopertach, z których zewnętrzną kopertę adresuje na Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 4, 70-502 Szczecin, a wewnętrzną kopertę opatruje dopiskiem: „Informacja o naruszeniu prawa”;

2)      pisemnie lub ustnie Koordynatorowi.

2.      Korespondencję, o której mowa w § 4 ust. 1, pracownik Sekretariatu przekazuje niezwłocznie do rąk własnych Koordynatora, bez uprzedniego otwarcia koperty wewnętrznej i bez rejestracji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

3.      Jeżeli korespondencja, o której mowa w ust. 1, została otwarta przez pracownika Sekretariatu z powodu braku jej oznaczenia w sposób, o którym mowa w § 4 ust. 1, pracownik ten niezwłocznie zawiadamia o tym Koordynatora i przekazuje mu korespondencję do rąk własnych.

4.      Korespondencja, w tym informacja zwrotna, kierowana do sygnalisty za pośrednictwem operatora pocztowego jest wysyłana przez Koordynatora listem poleconym bez rejestracji w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją.

5.      Zgłoszenie zewnętrzne dokonane anonimowo jest pozostawiane bez rozpoznania i nie podlega rejestracji w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych. Osoba upoważniona do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych może podjąć decyzję o rozpatrzeniu zgłoszenia anonimowego w przypadku, gdy treść takiego zgłoszenia może wskazywać na wysokie prawdopodobieństwo naruszenia prawa.

§ 5

1.      Prace Koordynatora lub innych osób upoważnionych mają charakter poufny.

2.      Koordynator lub inna osoba upoważniona, przed wzięciem udziału w postępowaniu wyjaśniającym, podpisuje oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z rozpatrywanym zgłoszeniem zewnętrznym, którego wzór stanowi załącznik nr 3 do procedury.

§ 6

1.      Po otrzymaniu zgłoszenia zewnętrznego Koordynator, nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpływu zgłoszenia zewnętrznego potwierdza sygnaliście przyjęcie tego zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

2.      W przypadku dokonania zgłoszenia zewnętrznego przez sygnalistę ustnie, w toku spotkania z Koordynatorem, Koordynator sporządza Protokół przyjęcia zgłoszenia sygnalisty o naruszeniu prawa. Wzór Protokołu stanowi załącznik nr 4 do procedury.

§ 7

1.      Koordynator lub inne osoby upoważnione zachowują obiektywizm i bezstronność w trakcie rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego oraz podejmują działania następcze z zachowaniem należytej staranności wobec każdego zgłoszenia spełniającego wymagania ustawy i procedury.

2.      Koordynator lub inne osoby upoważnione, przed przystąpieniem do rozpatrzenia zgłoszenia zewnętrznego składa oświadczenie o bezstronności i niezależności, którego wzór określa załącznik nr 2 do procedury.

3.      W przypadku gdy zachodzą okoliczności mogące budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności i niezależności przy rozpatrywaniu zgłoszenia Koordynator lub inna osoba upoważniona wyłącza się z udziału w rozpatrywaniu zgłoszenia zewnętrznego oraz informuje o tym Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska.

§ 8

1.      Przed podjęciem postępowania wyjaśniającego Koordynator anonimizuje dane sygnalisty.

2.      Koordynator lub inne osoby upoważnione prowadząc postępowanie wyjaśniające dokonują weryfikacji i analizy zgłoszenia zewnętrznego, a w szczególności dokonują:

1)      ustalenia, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa,

2)      ustalenia, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska, a jeżeli nie należy, ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych,

3)      wysłuchania sygnalisty na jego wyraźne żądanie,

4)      wysłuchania uczestników lub świadków zdarzeń opisanych w zgłoszeniu zewnętrznym,

5)      wnioskowania o złożenie wyjaśnień związanych z przedmiotem zgłoszenia zewnętrznego przez osoby inne niż wymienione w ust. 2 pkt 4), jeżeli ich zeznania mogą mieć istotne znaczenie dla rozpatrzenia danego zgłoszenia zewnętrznego.

3.      Wyjaśnienia osób, o których mowa w ust. 2, są dokumentowane przez sporządzenie protokołu posiedzenia, odtwarzającego jego dokładny przebieg.

4.      Na każdym etapie rozpatrywania zgłoszenia zewnętrznego Koordynator lub inne osoby upoważnione niezwłocznie informują Zachodniopomorskiego Wojewódzkiego Inspektora Ochrony Środowiska o możliwości wystąpienia bezpośredniego zagrożenia dla życia lub zdrowia ludzkiego albo możliwości powstania niepowetowanej szkody w mieniu, w celu zapobieżenia tym zagrożeniom.

§ 9

1.      Po zakończeniu działań następczych Koordynator sporządza protokół, zawierający w szczególności wyniki analizy zgłoszenia zewnętrznego oraz rekomendacje działań następczych.

2.      Protokół jest przedkładany Zachodniopomorskiemu Wojewódzkiemu Inspektorowi Ochrony Środowiska.

3.      Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska może zwrócić protokół Koordynatorowi w celu przeprowadzenia dodatkowych czynności.

4.      Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska może określić dodatkowe dalsze działania następcze.

§ 10

1.      Koordynator lub inna osoba upoważniona przekazuje sygnaliście informację zwrotną dotyczącą:

1)      stwierdzenia albo braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia;

2)      planowanych działaniach następczych, niepodjęciu działań następczych lub podjętych działaniach następczych

- chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.

Informację, o której mowa w ust. 1, przekazuje się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnionych przypadkach 6 miesięcy, po poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem 3 miesięcy.