Ochrona Danych Osobowych
Tytuł:Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych, poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejsza Informacja służy poinformowaniu klientów i stron zainteresowanych o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach, zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018 r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady Europy (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, s.1) zwanym RODO/GDPR.

Administrator Danych i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Państwa danych jest Zachodniopomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska z siedzibą w Szczecinie, ul. Wały Chrobrego 4. Jako Administrator Danych, jesteśmy odpowiedzialni za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych. Wszelkich dodatkowych informacji możecie Państwo zasięgnąć u Inspektora Ochrony Danych Pani Katarzyny Wieczorkiewicz pod adresem: iod@wios.szczecin.pl lub listownie na adres podany jako adres siedziby firmy.

Bezpieczeństwo Danych

W celu zagwarantowania bezpieczeństwa Państwa danych, przeprowadziliśmy Ocenę Skutków Przetwarzania danych osobowych uwzględniając ryzyka związane z ich przetwarzaniem oraz analizę ryzyka dla stosowanych przez nas zabezpieczeń.

Aktualnie stosujemy wysokiej klasy, sprawdzone zabezpieczenia prewencyjne oraz mechanizmy monitorujące sposoby przetwarzania, przepływy oraz dostępu do posiadanych informacji, tak, aby móc zagwarantować, że przetwarzanie danych odbywa się nie tylko zgodnie z prawem, ale również zgodnie z najlepszymi praktykami w dziedzinie zabezpieczania danych i systemów informatycznych.

Obecnie Państwa dane pozostające w naszych zasobach nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE) lub organizacji międzynarodowej. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, niezwłocznie poinformujemy o tym fakcie i zamieścimy informacje na ten temat na stronie internetowej, w niniejszej Informacji.

Kategorie zbieranych danych osobowych

Aktualnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością informujemy, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach:

Dane osobowe wnioskodawców

Dane te przetwarzamy w celu realizacji wniosku o udostepnienie informacji o środowisku i informacji publicznej. Dane te przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 3 października 2008 r. o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz ocenach oddziaływania na środowisko oraz ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Dane osób składających skargi, wnioski oraz petycje.

Dane te przetwarzamy w celu rozpatrzenia skargi/wniosku/petycji. Dane te przetwarzamy w oparciu o ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustaw z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Dane osobowe kontrahentów

Dane te przetwarzamy w celu realizacji umowy. Dane te przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Monitoring wizyjny Inspektoratu

Dane pochodzące z monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników i ochrony mienia, uważając to za swój prawnie usprawiedliwiony cel. Nagrania przechowujemy przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej. Gwarantujemy Państwu, że nagrania te nie będą przekazywane żadnym innym odbiorcom.

Dane osób ukaranych mandatem

Dane te przetwarzamy w celu nałożenia mandatu karnego za popełnione wykroczenie względem środowiska. Dane te przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Windykacja należności i egzekucja administracyjna

Dane te przetwarzamy w celu dochodzenia roszczeń. Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorzena podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Korespondencja

Dane nadawców i odbiorców korespondencji przetwarzamy celem realizacji właściwego obiegu i nadzoru nad korespondencją realizując swój prawnie uzasadniony cel. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

 

Dane pracowników oraz kandydatów do pracy

Dane te przetwarzamy w celu zatrudnienia. Dane pracowników przetwarzamy w oparciu o przepisy min. ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Dane osobowe kandydatów do pracy przetwarzamy w oparciu o zgodę do celów rekrutacji. Dane przechowywane są 3 miesiące od zakończenia naboru.

Dane stażystów, praktykantów, wolontariuszy

Dane te przetwarzamy w celu realizacji stażu, praktyki, wolontariatu w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiskaw Szczecinie. Dane przetwarzamy w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 kwietnia 2004r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz zgody osoby, której dane dotyczą. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Dane osobowe zebrane w związku z działalnością kontrolną

Dane zebrane podczas kontroli oraz w toku prowadzonych postepowań administracyjnych przetwarzamy w celu realizacji zadań ustawowych Inspekcji Ochrony Środowiska. Dane te przetwarzamy m.in. w oparciu o przepisy ustawy z dnia 20 lipca 1991 r. o Inspekcji Ochrony Środowiska oraz ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego. Dane przechowywane są zgodnie z kategorią archiwizacji określoną w Jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy stanowiącym załącznik do Instrukcji kancelaryjnej załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosowaną w Wojewódzkim Inspektoracie Ochrony Środowiska w Szczecinie.

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców: podmiotom świadczącym administratorowi usługi niezbędne do realizacji wyżej wskazanych celów, podmiotom realizującym wsparcie techniczne oraz podmiotom uprawionym na podstawie przepisów prawa.

W każdym z wymienionych przypadków staramy się, aby posiadane przez nas dane były aktualne i poprawne, a mając na uwadze Państwa prywatność wszystkie informacje stanowiące dane osobowe minimalizujemy w stopniu umożliwiającym nam ich prawidłowe przetwarzanie.

Prawa osób w zakresie danych osobowych

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

  • dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych,
  • modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania,
  • całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwskazania prawne,
  • wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody),
  • przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

W celu zapewnienia prawidłowej obsługi Państwa zapytań oraz zachowania należytej staranności podczas ich obsługi ustandaryzowaliśmy formularz, za pomocą, którego możecie Państwo wystąpić z wnioskiem o realizację swoich praw. Wniosek możecie Państwo pobrać bezpośrednio ze strony regulaminu, łącze do dokumentu znajduje się na dole strony. Zachęcamy do zapoznania się z instrukcją wypełniania wniosku. Jego prawidłowe uzupełnienie umożliwi nam szybką realizację zapytania.

Uzupełnione wnioski możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: wios@wios.szczecin.pl i/lub iod@wios.szczecin.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.

Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.

Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby nieuzasadnione lub nadmierne zastrzegamy sobie prawo do pobierania opłaty za udzielenie informacji, zgodnie z art. 12 i 15 ust. 3 RODO. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnionej do odbioru danych, zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o decyzji, co do możliwości przeniesienia.

Dodatkowe Informacje

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niniejsza Informacja obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13-14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszej Informacji, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

Zgłoszenie realizacji praw z zakresu Ochrony Danych Osobow


Informacja o wytworzeniu danych Poprzednie wersje danych
Powered by ICOR